Dirección General del Archivo Nacional

El Archivo Nacional de Costa Rica, es la institución que reúne, conserva, organiza y facilita los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, que constituyen el patrimonio documental de La Nación y es la institución rectora del Sistema Nacional de Archivos.

Edificio ubicado en Zapote

Antecedentes y Ley de Creación

El Archivo Nacional, institución centenaria que alberga el patrimonio documental costarricense, fue fundada con carácter de oficina según el decreto XXV del 23 de julio de 1881.

 Su creación se da dentro de un contexto histórico relacionado con la formación de los estados centroamericanos y el fortalecimiento de sus propias identidades.  Es así, como la temprana incorporación de Costa Rica al mercado internacional, la fundación de la República en 1848 y los problemas limítrofes con Colombia, influyeron para que se propiciara un interés en conocer nuestros derechos territoriales y nuestra historia.

Antiguo  Edificio

 Aunado a lo anterior, debemos destacar la visión y la labor encomiable de don León Fernández Bonilla que, interesado por los antecedentes de la historia patria,  investigó en diversos medios. Como resultado, una ausencia casi total  de información, razón por la cual se dedicó a recopilar libros sobre Costa Rica, investigó en los archivos de Guatemala, e inclusive, copió a mano legajos enteros inéditos del Archivo General de Indias.

De esta manera, escribió su primer volumen de documentos para la historia patria y convencido de la necesidad de crear los archivos nacionales en nuestro país, y  en su función pública como Ministro de Hacienda, logró transmitir su interés a las autoridades gubernamentales, por lo que se  dictó el decreto de creación de lo que llegaría a ser el Archivo Nacional de Costa Rica.

El trabajo de centralizar y ordenar la documentación fue muy intenso y estuvo al principio bajo la responsabilidad del guatemalteco, jurisconsulto, don Rafael Machado Jáuregui. En mayo de 1882  asume esta tarea don León Fernández Bonilla.

Es interesante destacar que anterior al decreto de creación de la oficina destinada para los archivos, se dictó el decreto XXIII que ordenaba a los jueces organizar sus archivos “mientras  se organiza la oficina para los archivos públicos de toda la República”. Es así, como el Archivo Nacional alberga dentro de sus primeros fondos los documentos judiciales, los provenientes del Archivo de Cartago y de otras poblaciones existentes.

 Como producto de esta primera etapa, se elaboró los siguientes instrumentos de acceso y control de la información: el índice general  de los documentos del Archivo de Cartago, el tomo I de los protocolos de Cartago y el índice de las mortuales  del Archivo de Cartago, Alajuela y Heredia. Además, los tomos III y IV de los índices de los expedientes civiles y criminales del Archivo de Cartago.

Por otra parte, el señor Francisco María Iglesias, director de esta entidad en dos ocasiones (1883 y 1888), se interesó por la recopilación y conservación de los documentos concernientes a la Independencia. Producto de ello es la publicación de su obra “Documentos relativos a la Independencia”. Otro aporte que benefició al acervo documental del momento, fue la donación del gobierno de Guatemala, a través del General Justo Rufino Barrios, de los documentos producidos en nuestro país que habían sido enviados a la Audiencia Real para su respectiva sentencia. De esta forma se constituyó la serie Guatemala.

Estos esfuerzos de centralización y organización de la documentación en los archivos nacionales, permitieron la concienciación de las autoridades de la entidad en la necesidad de la conservación de estos documentos tan importantes, que empezaban a despertar el interés en aquellos que deseaban indagar sobre nuestra historia.

Para un funcionamiento adecuado la institución necesitaba de un respaldo legal. El cual  se va dando paulatinamente hasta la aprobación de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, el 24 de octubre de 1990. Al respecto presentamos algunos datos  precedentes a la creación de  esta ley:

Los antecedentes de  la organización de archivos se evidencian a través de los decretos y disposiciones de La Corona Española durante la primera mitad del siglo XVI, donde establecen que “las ciudades y villas guardaran los papeles más importantes en un archivo, el cual estaría dotado de tres llaves que estaban en manos de tres personas para así asegurar su conservación”. Además, en el período de consolidación de la Independencia se notó un interés por parte de las poblaciones por conservar aquellos documentos que evidenciaran su historia.

 En 1825 se menciona la existencia de un archivo administrativo ordenado cronológicamente, el cual pertenecía a la Asamblea Constituyente. En 1834 con el decreto LX del 4 de abril, se crea el Archivo Judicial para custodiar los expedientes. Siete años después, sale a la luz pública el Reglamento para la Administración de Justicia, en el cual se establece la forma como se deben ordenar los expedientes, las restricciones de su consulta fuera del archivo y señala también las condiciones que debe tener el local que custodia los expedientes.

A mediados del siglo XIX en 1859, por decreto XVIII del 29 de agosto, se crean los archivos judiciales en las ciudades capitales de provincias, recomendándose la elaboración de índices. En 1878 bajo el decreto XIII, se establece en San José un Archivo Judicial y de Comercio con el fin de conservar en orden, seguridad y perfecto estado estos documentos.

En  este contexto se establece el Archivo Nacional en 1881, cuyo decreto destaca que se custodiarán “todos los papeles, expedientes, libros, legajos y protocolos relativos a materias civiles, criminales, eclesiásticos, militares, municipales de Hacienda y Administración”.

El 19 junio de 1894 por acuerdo gubernamental, los Archivos Nacionales dejan de depender de la Secretaría de Hacienda, pasando a la Secretaría de Gobernación. Por otra parte, un logro importante para esta institución fue la creación del Timbre de Archivos en 1934, cuya recaudación estaría destinada a la construcción de un edificio apto para los Archivos Nacionales. En 1966, por ley Nº 3661, se cambia de nombre de Archivos Nacionales por Archivo Nacional. Lo que evidencia la organización y centralización  de los documentos en un solo archivo, y en 1980 pasa a ser un programa más del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes.

En 1990, gracias al empeño de las autoridades de la institución, se logra aprobar la Ley del Sistema Nacional de Archivos, con lo cual esta dependencia, adscrita al Ministerio de Cultura, se convierte en el ente rector de todos los archivos estatales del país. Se establece entre otras disposiciones, que las instituciones públicas deberán tener su propio archivo central, además de la creación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, encargada de dictar lineamientos en la materia, con lo cual queda excluida la posibilidad de destruir o desechar documentos sin previa autorización.

Con esta ley se asegura la conservación del patrimonio documental costarricense, por lo que todos los ciudadanos debemos conocerla y cumplirla, ya que solo así perpetuaremos la memoria, a partir de la información contenida en los documentos en el tiempo y en el espacio.

Misión

Ser la entidad que reúne, conserva, organiza y facilita los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, que constituyen el Patrimonio Documental de La Nación, así como ser la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos.

Para el cumplimiento de su misión, la institución ejecuta una serie de programas sustantivos y logísticos que se indican a continuación:

Programa Nº 1 “Rescate, organización, facilitación, divulgación y conservación del Patrimonio Documental de La Nación”.  Se incluye en una sola unidad programática todo lo relacionado al Patrimonio Documental, tanto de los documentos con valor para la ciencia y la cultura, como los documentos con valor administrativo y legal.

Programa Nº 2 “Dirección, coordinación y cooperación con el Sistema Nacional de Archivos”.  Incluye tres grandes áreas:  la del Sistema Nacional de Archivos (asesorías, inspecciones, valoración de documentos, censos archivísticos, etc.), la cooperación archivística a nivel nacional e internacional que desarrolla el Archivo Nacional y la capacitación de servidores a nivel institucional, interinstitucional e internacional que ejecuta la Institución.

Programa Nº 3 “Control del Ejercicio del Notariado en Costa Rica”.  El mismo responde a las competencias asignadas por el Código Notarial al Archivo Nacional, no solo en materia archivística, sino también en el velar por el cumplimiento de las normas que regulan el ejercicio de la función notarial en Costa Rica

Programa Nº 4 “Inversiones y Desarrollo Informático”.  Incluye tanto la parte de la infraestructura de archivos (nuevas construcciones, remodelaciones, etc.) y la parte de desarrollo informático (hardware y software).

Programa Nº 5 “Gestión Administrativa y Financiera”.  Incluye todos los objetivos, productos y servicios de las áreas de planificación, recursos humanos, presupuesto, proveeduría, capacitación, servicios generales, asesoría legal, contraloría de servicios, atención de materia de igualdad de oportunidades para personas con discapacidad y finanzas.  Se incluye adicionalmente, lo establecido por la Ley 7600 y su Reglamento (Igualdad de Oportunidades para Personas con Discapacidad), la Ley 7447 y su Reglamento (Ahorro Energético) y la Ley Nº  7914 de Emergencias.

Visión

Promover el uso de tecnología de información en el quehacer archivístico institucional, con la finalidad de rescatar, organizar, conservar, facilitar y divulgar el Patrimonio Documental de La Nación.

Mejorar los niveles de desempeño de los Archivos Centrales y de Gestión de la Administración Pública, así como el personal que labora en los mismos por medio de una ardua labor de apoyo técnico archivístico al Sistema Nacional de Archivos.

Objetivos

Reunir en el Archivo Nacional la documentación textual, gráfica y audiovisual con valor histórico, administrativo o legal, existente en el país o en el exterior.

Organizar la documentación con valor histórico, administrativo y legal que ha ingresado al Archivo Nacional para su custodia definitiva.

Garantizar a los usuarios el acceso al patrimonio documental.

Orientar a los usuarios en los diversos servicios que brinda la Institución.

Motivar a los costarricenses sobre la importancia del patrimonio documental de La Nación.

Proyectar a la comunidad nacional e internacional el quehacer cultural y archivístico.

Brindar a los usuarios e investigadores un servicio complementario de bibliotecología especializada en Archivística y Ciencias afines.

Preservar el patrimonio documental para las actuales y futuras generaciones.

Promover el desarrollo de los archivos públicos, privados y particulares integrantes del Sistema Nacional de Archivos.

Velar por el cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.

Cooperar con organizaciones archivísticas, culturales y notariales a nivel nacional e internacional.

Mejorar el nivel de desempeño de los funcionarios de los archivos de la Administración Pública.

Velar por el cumplimiento del Código Notarial y directrices emanadas por la Dirección Nacional de Notariado.

Dotar al Archivo Nacional de la infraestructura necesaria para su desenvolvimiento.

Automatizar los procesos de trabajo, sustantivos  y de apoyo de la Institución.

Apoyar la labor archivística, cultural y notarial del Archivo Nacional.

Velar por el cumplimiento de la Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad  Nº 7600 y su Reglamento.

Cumplir con lo establecido en la Ley de Emergencia Nacional Nº 7914.

Cumplir con lo establecido en la Ley de Ahorro Energético Nº 7447 y su Reglamento.

Patrimonio Documental Custodiado

Archivo Histórico

Archivo Intermedio

Archivo Notarial

Horario

Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 3:00 p.m.

Dirección General del Archivo Nacional

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